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Digitale Analysen für alle Prüferinen und Prüfer! ActiveData für Excel, ein Programm des vormaligen IDEA-Chefentwicklers John West, hat sich mit seinem kostengünstigen Lizenzmodell (einmalig 249 Euro) und den innovativsten Analysefunktionen im Umfeld gängiger Prüfsoftware innerhalb kürzester Zeit zur Standard-Prüfsoftware für kaufmännisch orientierte Prüferinnen und Prüfer entwickelt. Intuitive Auswertungstechniken in einer vertrauten Excel-Umgebung eröffnen dabei auch solchen Anwendern einen eigenständigen Zugang zu prüferischen Datenanalysen, die sich in ihrem Arbeitsalltag bisher nicht mit digitalen Unternehmensabläufen auseinandersetzen.

4plus! ActiveData im Vergleich

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Praxis: ActiveData im Gesundheitswesen
Beispiele

4plus ActiveData hat sich angesichts der dynamischen Verbreitung bereits in vielen Bereichen bewähren können. Besonders interessant - Die zahlreichen Gewinne aus dem Einsatz von digitalen Analysetechniken gehen auf das Konto von fachlich- / kaufmännischen Prüferinnen und Prüfern, die mit den innovativen und leicht erlenbaren Funktionen an der technischen Entwicklung im Revisionsbereich gleichberechtigt teilnehmen! Lesen Sie hier einige Einsatzbeispiele aus dem Gesundheitssegment.

ActiveData und Massendaten
Tipps

Immer wieder erreichen uns Fragen zum größtmöglichen analysefähigen Datenvolumen beim Einsatz von ActiveData. Eine einfache Antwort lautet, dass die Entwicklungsplattform Excel maximal 1.048.576 Datenpositionen und 16.384 Felder in einer Tabelle verarbeitet. Tatsächlich ist der hiermit mögliche Analyseumfang in mehr als 98 Prozent vollkommen ausreichend, um prüferische Fragestellungen mit den vergleichsweise besten Analysefunktionen von ActiveData zu beantworten. Unabhängig davon bietet ActiveData für Excel aber auch in den restlichen 2 Prozent der Fälle mit mehreren Millionen zu analysierende Datenpositionen elegante Auswertungsmöglichkeiten, die dialogorientiert und automatisiert eingesetzt werden können. Ausgangspunkt sind "externe Datenbankabfragen" oder die Kombination mit dem Import Wizard, die hier beschrieben werden.

Praxis: ActiveData sichert Datenqualität
Beispiele

Bei großen Datenmengen erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass fehlerhafte, minderwertige oder inkonsistente Positionen zu Problemen führen. Falsche Kunden-, Produkt- und Finanzdaten beeinflussen das Handeln der Verantwortlichen dabei ebenso, wie unbezahlte Rechnungen, falsch identifizierte Lieferanten oder Doppelzahlungen. Es besteht die Gefahr von Umsatzeinbußen, fehlerhaftem Steuerausweis, stockenden Betriebsprozessen und Rufschäden für die Unternehmen. Hier kann 4plus ActiveData die kaufmännische Revision wirkungsvoll unterstützen. Lesen Sie, wie in einem strukturierten Prozess Verbesserungen erreicht werden.

Tipps: Einsatzhinweise zu ActiveData
Tipps

Erfahrene Prüfer nähern sich den Auffälligkeiten in betrieblichen Daten sukzessiv. Sie probieren, verifizieren Zwischenergebnisse und verdichten Resultate für ihre Arbeitspapiere. Die aufgeführte Einkreisetaktik erfordert ein schrittweises und intuitives Vorgehen, dass gut funktioniert, wenn nicht über einzelne Programmfunktionen nachgedacht werden muss. Um dieses zu unterstützen werden in der 4plus-Software ActiveData vielfältige kontextsensitive Bedienformen, die über die rechte Maustaste angeboten werden.

Artikel: Erfahrungsbericht zu ActiveData
Artikel

Wie schlägt sich ActiveData als konkurrenzlos günstige Prüfsoftware eigentlich in einem Vergleich der bereitgestellten Analysefunktionen? Alle Vergleiche zeigen, dass die Entwicklung von John West auch hier einen eindeutigen Spitzenplatz beansprucht. Zahlreiche Anwender tradierter Auditsoftware sind überrascht von der Funktionsvielfalt, der tiefe einzelner Funktionen und dem konsequent anwenderorientierten Zugang, der überwiegend ohne komplizierte Formeln auskommt. Der hier aufgeführte Artikel vermittelt einen ersten Eindruck aus Anwendersicht.

Makro: Download der Funktionserweiterungen
Download

Prüferinnen und Prüfern mit gültigem ActiveData-Supportvertrag und Interesse an innovativen und zukunftsweisenden Analysetechniken ermöglichen wir gerne die Arbeit mit unseren kostenfreien ActiveData-Funktionserweiterungen. Als registrierter Supportnutzer der deutschen ActiveData-Version erhalten Sie hier alle beschriebenen Makros in einer gepackten Datei. Wir aktualisieren unsere Programme regelmäßig. Schauen Sie gelegentlich nach neuen Programmständen und tauschen Sie diese gegen bereits installierte Erweiterungen aus. Bei Fragen unterstützen wir Sie gerne.

Makro: Wichtige Installationshinweise
Beschreibung

Sie können unsere Makros in ein spezielles Analyseprojekt, als Excel-AddIn oder in die "persönliche" Arbeitsmappe (Personal.xlsb) übernehmen. Letzteres erlaubt es, die Makros in beliebigen Analyseprojekten einzusetzen. Unsere Installationshinweise beschreiben das hierfür erforderliche Vorgehen.

Makro: Funktionserweiterung Umsatzsteuer-ID-Validierung
Beschreibung

Die nachvollziehbare Kontrolle zu ausländischen Umsatzsteuer-ID's erfüllt eine zentrale Anforderung der Finanzverwaltung zur Eindämmung von Umsatzsteuer-Betrug. Darüber hinaus können durch die Verprobung deutscher und ausländischer Umsatzsteuer-ID's ggf. ungültige Stammsätze innerhalb des betrieblichen Datenbestandes identifiziert werden, die Verdeckungsbuchungen bei unberechtigtem Vermögensabfluss ermöglichen. Die Analyse von Umsatzsteuer-ID's gehört in diesem Zusammenhang zu den Standarduntersuchungen, die in einem prüferischen Kontext (IKS- und Prozessanalysen) erfolgen. Unser Programm unterstützt ein dreistufiges automatisiertes Prüfungsverfahren. Hierzu zählen die formale Prüfung zu Aufbau und Gestaltung einer ID nach den jeweiligen Ländervorschriften, der Online-Abgleich ausländischer ID's mit dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) sowie der Online-Abgleich deutscher ID's über eine EU-Plattform (VIES). Zu allen Ergebnisse gibt es ein umfangreiches Protokoll. Wir empfehlen den Austausch oder die Ergänzung zu bereits installierten Skripten. Die gepackte Datei enthält den Programmkode und eine ausführliche Beschreibung zur Installation sowie zur Anwendung des Programms. NEU

Makro: Funktionserweiterung IBAN-Validierung
Beschreibung

Für Verdeckungsbuchungen bei unberechtigtem Vermögensabfluss werden oft Nebenbuchkonten (Kreditoren, Debitoren) verwendet, ohne deren zahlungsrelevante Informationen mit der üblichen Sorgfalt zu erfassen. Die Analyse zu gültigen IBAN-Angaben gehört in diesem Zusammenhang zu den Standarduntersuchungen, die in einem prüferischen Kontext erfolgen. In diesem neuen Skript erfolgt sie für IBAN-Angaben zu allen europäischen Bankverbindungen. Wir empfehlen den Austausch oder die Ergänzung zu bereits installierten Skripten. Die gepackte Datei enthält den Programmkode und eine ausführliche Beschreibung zur Installation sowie zur Anwendung des Programms. NEU

Makro: Funktionserweiterung Feiertagsanalyse
Beschreibung

ActiveData lässt sich mit Hilfe der in Excel integrierten Programmiersprache VBA und den spezifischen ActiveData-Objekten automatisieren. Diese Skripte ermöglichen Funktionserweiterungen, gänzlich neue Analyse-Funktionen oder automatische Analysevorgänge zu häufiger vorkommenden Prüffeldern (Continuous Auditing). Wir haben an dieser Stelle ein bereits vorhandenes Skript aus unserem ActiveData-Werkzeugkasten erweitert, welches eine umfassende Feiertagsanalyse zu einem frei wählbaren Datumsfeld erstellt. Die Analyse erfolgt nun wahlweise für deutsche, österreichische oder schweizerische Feiertage. Die gepackte Datei enthält den Programmkode und eine ausführliche Beschreibung zur Installation sowie zur Anwendung des Programms. NEU

Makro: Funktionserweiterung Kontextmenü
Beschreibung

Nachdem unsere Anwendungen und Funktionserweiterungen zu digitalen Auditanalysen mit 4Plus ActiveData bereits einen erheblichen Umfang angenommen haben, möchte zahlreiche Anwender diese menüunterstützt einsetzen. Das hierzu erforderliche Vorgehen beschreiben wir zu jedem neuen Skript ausführlich. Um den Einsatz nun zusätzlich zu erleichtern, erhalten Sie ein neues Makro, welches auf Knopfdruck ein thematisch geordnetes Kontextmenü erzeugt. Über diesen Weg können alle neuen Anwendungen bequem und einfach mit der rechten Maustaste gestartet werden. NEU

Makro: Funktionserweiterung Sequentialtest
Beschreibung

Hohe Stichprobenumfänge bei attributiven Fragestellungen (IKS-Test ,Fehleranteile) mit festem Stichprobenumfang können häufig reduziert werden, wenn für einen variablen Stichprobenumfang mit geringerer Fehleranzahl eine gleiche Prüfungssicherheit zu erreichen ist. Das hierzu erstellte ActiveData-Skript unterstützt einen Sequentialtest nach Wald. In einem neuen Tabellenblatt werden die ermittelten Stichprobenumfänge, ein schrittweiser Stichprobenplan und eine zugehörige Grafik angeboten.

Makro: Funktionserweiterung Rundungsfaktor
Beschreibung

Unberechtigte Vermögensabflüsse erfolgen häufig mit Hilfe glatter Beträge, die ansonsten innerhalb des Prüffeldes nur selten (z. B. bei Abschlagszahlungen) auftreten. Das beigefügte ActiveData-Skript ermittelt runde Beträge (z. B. Rechnungen oder Zahlungen) in einem Datenbestand. Eine neue Tabellenspalte enthält einen Hinweis, wenn zu einem Hauptbetrag (ohne Dezimale) oder einem Gesamtbetrag (einschließlich Dezimale) für einen bestimmten Faktor (z. B. 1.000) kein Rest verbleibt. Die Höhe des Faktors bestimmt den Umfang der Ergebnisse.

Makro: Funktionserweiterung RelativFaktor
Beschreibung

Buchungen oder Werteflüsse entwickeln innerhalb von Konten oft "harmonische" Beträge (z. B. normale Rechnungshöhen eines Lieferanten). Fällt hiervon abweichend ein besonders hoher Betrag "aus dem Rahmen" lohnt sich die prüferische Nachschau zu möglichen Fehlern oder Manipulationen. Mittels dieser Analyse lassen sich auffällige Abweichungen auf Knopfdruck festzustellen.

Makro: Funktionserweiterung Journal Entry Test (JET)
Beschreibung

Mit diesem Skript unterstützen wir den ActiveData-Einsatz im Umfeld der Jahresabschlussprüfung durch kaufmännisch orientierte Prüfer. Das in einschlägigen Prüfungsstandards vorgesehene Journal-Entry-Testing (JET) erfolgt dabei weitgehend automatisiert und mit bis zu 20 frei wählbaren Analysen. Sie lenken den Blick unmittelbar auf Auffälligkeiten im Buchungsbestand eines Unternehmens, die anschließend in weiteren Schritten gezielt verfolgt werden können. Wir empfehlen den Austausch oder die Ergänzung zu bereits installierten Skripten. Die gepackte Datei enthält den Programmkode und eine ausführliche Beschreibung zur Installation sowie zur Anwendung des Programms.

Makro: Funktionserweiterung IDEA-Verknüpfung
Beschreibung

Dieses Skript erlaubt es ActiveData-Anwendern unmittelbar auf die Tabellen eines aktivierte IDEA-Projektes zuzugreifen und diese für weitere Analysen auf Knopfdruck in die aktuell geöffnete Arbeitsmappe zu überführen. IDEA und ActiveData müssen hierzu beide auf dem Server oder lokalen Laufwerk installiert sein. Wir empfehlen den Austausch oder die Ergänzung zu einer bereits installierten Skripten. Die gepackte Datei enthält den Programmkode und eine ausführliche Beschreibung zur Installation sowie zur Anwendung des Programms.

Makro: Funktionserweiterung SAP-Tabellenimport
Beschreibung

Mit diesem Skript ermöglichen wir ActiveData-Anwendern den automatischen Import von SAP-Tabellen, die in einem Textformat bereitgestellt wurden. Übliche Probleme, wie zum Beispiel die Speicherung im UNICODE-Format oder in anderen exotischen Formaten werden hierbei berücksichtigt und für den Nutzer gelöst. Wir empfehlen den Austausch oder die Ergänzung zu einer bereits installierten Skripten. Die gepackte Datei enthält den Programmkode und eine ausführliche Beschreibung zur Installation sowie zur Anwendung des Programms.

Makro: Funktionserweiterung Genehmigungsanalyse
Beschreibung

Dieses Skript verbessert die bereits vorgestellte Analyse zu Vollmachtsgrenzen. Insbesondere die Analyse sehr großer Datenbestände erfolgt nun wesentlich schneller. Zudem werden auffällige Bereiche mit einem Anstieg von Positionen bei höheren Beträgen farbig hervorgehoben. Wir empfehlen den Austausch oder die Ergänzung zu einer bereits installierten der "Vollmachtsfunktion". Die gepackte Datei enthält den Programmkode und eine ausführliche Beschreibung zur Installation sowie zur Anwendung des Programms.

Makro: Funktionserweiterung "Betriebliche" Ziffernanalyse
Beschreibung

ActiveData lässt sich mit Hilfe der in Excel integrierten Programmiersprache VBA und den spezifischen ActiveData-Objekten automatisieren. Diese Skripte ermöglichen Funktionserweiterungen, gänzlich neue Analyse-Funktionen oder automatische Analysevorgänge zu häufiger vorkommenden Prüffeldern (Continuous Auditing). Sie finden hier ein Skript aus unserem umfangreichen Werkzeugkasten, welches eine Ziffernanalyse zu einer betrieblichen Verteilung sowie zu einem frei wählbaren Wertefeld für gruppierte Merkmale (z.B. alle Konten) erstellt. Die gepackte Datei enthält den Programmkode und eine ausführliche Beschreibung zur Installation sowie zur Anwendung des Programms.

Makro: Funktionserweiterung Vollmachtsfaktor
Beschreibung

Diese Erweiterung unser ActiveData-Skriptbibliothek unterstützt die Suche nach gesplitteten Beträgen kurz unterhalb vorzugebender Unterschriftsgrenzen. Die Auswertung einschließlich grafischer Übersicht erfolgt zu einem frei wählbaren Wertefeld. Die gepackte Datei enthält den Programmkode und eine ausführliche Beschreibung zur Installation sowie zur Anwendung des Programms.

Makro: Funktionserweiterung ABC-Analyse
Beschreibung

Diese Erweiterung unser ActiveData-Skriptbibliothek beinhaltet eine automatisierte ABC-Analyse mit grafischer Übersicht zu einem frei wählbaren Wertefeld. Die gepackte Datei enthält den Programmkode und eine ausführliche Beschreibung zur Installation sowie zur Anwendung des Programms.

Makro: Funktionserweiterung Log-Verteilungsanalyse
Beschreibung

ActiveData lässt sich mit Hilfe der in Excel integrierten Programmiersprache VBA und den spezifischen ActiveData-Objekten automatisieren. Diese Skripte ermöglichen Funktionserweiterungen, gänzlich neue Analyse-Funktionen oder automatische Analysevorgänge zu häufiger vorkommenden Prüffeldern (Continuous Auditing). Sie finden hier ein erstes Skript, welches eine Log-Verteilungsanalyse zu einem frei wählbaren Wertefeld mit zugehöriger Grafik erstellt. Die gepackte Datei enthält den Programmkode und eine ausführliche Beschreibung zur Installation sowie zur Anwendung des Programms.

Vergleich von ActiveData, ACL und IDEA
Zum Vergleich

Während in zahlreichen Revisionsbereichen noch umfassende Überlegungen zur "richtigen" Auswahl tradierter Prüfsoftware und deren Zuordnung zu IT-affinen Prüfern erfolgen, zeichnen sich am nahen Horizont bereits neue Audit-Entwicklungen ab, die alleine mittels artifizieller Intelligenz zu Urteilen über ein Prüffeld finden. Tatsächlich dürften die wahren Gefahren für die Revision eher nicht aus in einer falschen, sondern einer zu späten Entscheidung resultieren.

Lern- und Übungsbuch zur ActiveData-Anwendung in der Prüfung

Kaufmännische Revisoren waren bisher vielfach auf Auswertungen angewiesen, welche die IT-Revision oder Datenanalysten auf "Zuruf" vorgenommen haben. Die eigenständige Abbildung prüferischer Erfahrung auf die Daten eines Prüffeldes mit Hilfe von ActiveData eröffnet ihnen neue Perspektiven. Sie erfordert gleichzeitig einen Lernprozess zur strukturierten Auswertung betrieblicher Informationen sowie Ideen, wie die vorhandenen Funktionen bei der Erzeugung sachgerechter Analyseergebnisse eingesetzt werden können. Hier unterstützt sie unser neues Fachbuch "Digitale Prüfung mit ActiveData". Im Vordergrund stehen konkrete Analyse- und Aufbereitungstechniken zu diversen Prüffeldern (z. B. Journal Entry Testing JET, Stichproben, Prozessaudits). Zahlreiche praktische Beispiele ebnen fachlichen Prüfern einen einfachen Weg zu digitalen Prüfverfahren.

Wortstatistik als kostenfreies Zusatztool
Download

Textanalysen in unterschiedlichster Form, sei es als unspezifizierte Begriffssuche oder begleitend zu einem Abgleich mit Listen von Suchbegriffen (z. B. Embargolisten, Kontenübersichten, Bezeichnungen in unterschiedlicher Sprache etc.) gewinnen bei der Beurteilung risikoträchtiger Prüffelder an Bedeutung. ActiveData unterstützt die Revisoren hierbei mit vielen Funktionen, die unkompliziert und exakt auf praktische Erfordernisse abgestimmt sind. ACL- und IDEA-Nutzern, welche die aufgeführten Möglichkeiten und einige weitere Optionen (suche in Excel-, PDF-, Text-, Word- oder PST-Outlookdokumenten) ebenfalls nutzen möchten, bietet InformationActive ein von Excel unabhängiges, gesondert zu installierendes "ActiveData Text Analytics" Tool zum kostenfreien Download an.

Das Beste aus zwei Welten: Excel und Prüfsoftware

ActiveData für Excel ist eine neue Prüfsoftware des einstigen IDEA-Chef-Entwicklers John West. Der mit Excel vertraute Revisor erhält eine Lösung, die in dieser gängigen Anwendungsumgebung alle prüferischen Analysefunktionen bereitstellt. Dieses vielfach schneller und zu einem Bruchteil der Kosten ansonsten vielfach im Vordergrund stehender Programme. Mit deutscher Anwendungsoberfläche integriert sich das Programm nahtlos in eine vorhandene Excel-Installation. Über hundert Einzelfunktionalitäten, zum Datenimport, Feldstatistiken, Extraktionen, Summierungen, Klassifizierungen, Duplikate, Ausreißer, Levenshtein Fuzzy Matching, Benford’s Law, Stichproben usw., verbessern die Effizienz der Analysen in MS Excel um ein Vielfaches.

Ein erster Blick
Beschreibung

"Nun denn, aber womit?" fragt sich der engagierte Abschlussprüfer mit Blick auf den von ihm geforderten Journal Entry Test. Angesichts zahlreicher weiterer Aufgaben hatte er der Auseinandersetzung mit Datenanalyse und Prüfsoftware bisher kaum Aufmerksamkeit zuwenden können. Vergleichbar stehen Interne Revisoren häufig vor der Frage, welche Software sie bei ihren Datenaudits besonders effektiv unterstützt. Sicherlich lohnt ein Blick auf ActiveData für Excel. Die beigefügte Anwendungsbeschreibung vermittelt einen ersten Eindruck zu Funktionen und Möglichkeiten.

Intelligente Funktionen und einfache Handhabung
Beschreibung

Was darf man von einer Prüfsoftware erwarten, die kaum mehr als 200 Euro kostet? Eine ganze Menge, wie unsere jetzt vorliegenden Erfahrungen im praktischen Prüfungseinsatz zeigen! Tatsächlich überraschen eine Funktionsvielfalt und deren ausgefeilte Ausgestaltung, die man in vergleichbarer Form selbst in neueren Versionen von ACL und IDEA vergeblich sucht. Das Programm bereichert eindeutig unseren revisorischen Werkzeugkasten und verdient Aufmerksamkeit. Die nahtlose Integration in eine gewohnte Excel Installation vermindert überdies Zugangsschwellen und Schulungserfordernisse. Gleiches gilt für betriebliche Diskussionen, die sich oft an der Einführung und dem Einsatz "spezieller" Prüfsoftware entzünden. Lesen Sie unsere Beschreibung der Funktionen.

Hinweise zur Online-Registrierung von ActiveData
Beschreibung

ActiveData beginnt sich mit seinen innovativen Analysefunktionen in vertrauter Excel-Umgebung einen festen Platz bei den Anwendern von Prüfsoftware zu erobern. Häufig erreichen uns Fragen zur Online-Registrierung des Programms, die ohne Mühe direkt am Bildschirm erfolgen kann. In der beigefügten Unterlage erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie einen gültigen Lizenzschlüssel erhalten und in das Programm übertragen. Daneben helfen wir Ihnen bei Fragen zu der Anwendung des Programms gerne weiter. Beachten Sie hierzu auch unsere Hilfestellungen in den ebenfalls bereitgestellten Lernvideos.

Hilfe im Video

Video

ActiveData und ImportWizard - ein kaum schlagbare Kombination, auch für Dateien jenseits der Millionengrenze!

Video

Automatischer Journal Entry Test (JET) mit ActiveData - einfach, schnell und effizient!

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Problemfrei möglich: Massendaten mit mehreren Mio. Datensätzen in ActiveData für Excel

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Feiertagsanalysen: Aktionen an festen und beweglichen Feiertagen

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Der Datenimport: SAP-Tabellen einfach und schnell

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Erste Schritte: Die Navigation in ActiveData

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Einfach und intuitiv: Komplexe Rechenoperationen in ActiveData

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Konsequent aus Prüfersicht: Analysefunktionen in ActiveData

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Benford - aber richtig! Ziffernanalyse aus praktischer Sicht

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Stichproben: Statistische Stichprobenverfahren mit ActiveData

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Ohne Probleme: Dateien verbinden und abgleichen

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Im Auge des Prüfers: Markieren statt Extrahieren

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Innovative Textsuche: Suchlisten, Wortstatistik und mehr

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Gemeinsam besser: ActiveData - ACL-Konnektion

Video

Vereint und effizient: ActiveData - IDEA-Konnektion

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